Software para academias deportivas y escuelas de fútbol

Para escuelas de fútbol, baloncesto, natación, artes marciales, pádel o gimnasia: grupos por categoría, entrenadores con su propio acceso, lista en el campo desde el móvil, avisos a las familias cuando se suspende un entrenamiento y cuotas mensuales bajo control. Sin instalar nada y con 30 días de prueba.

Lo que se complica en una escuela deportiva

Una escuela deportiva tiene su propio ritmo. Los grupos se organizan por categoría o por nivel (prebenjamín, benjamín, alevín; iniciación y perfeccionamiento; cinturón blanco y cinturón amarillo), los entrenadores pasan más tiempo en el campo que delante de un ordenador y el tiempo manda: una tarde de lluvia o un aviso de calor obliga a suspender el entrenamiento con dos horas de margen.

Y luego está el dinero. Entre la cuota mensual, la matrícula de la temporada y la equipación, llevar quién ha pagado en una hoja de cálculo, mientras los avisos van por un grupo de WhatsApp por categoría, funciona hasta que tienes cien jugadores y cuatro entrenadores. A partir de ahí se escapan faltas, avisos y cuotas.

Cómo encaja ClaseAlDía en un club o escuela deportiva

• Grupos por categoría, nivel o edad. «Benjamín A · Campo 2», «Natación iniciación · Piscina municipal», «Judo infantil · Tatami». Cada grupo tiene su entrenador, su lugar y sus días y horas, y todos se ven en un calendario semanal.
• Un acceso para cada entrenador. Invitas a tus entrenadores por email. Cada uno ve solo sus grupos y sus jugadores: pasa lista, cancela una sesión de su grupo y escribe a sus familias. No ve las cuotas, el equipo ni los ajustes.
• Lista en el campo desde el móvil. El entrenador abre «Hoy», toca su grupo, pulsa «Todos presentes» y cambia solo a quien falta o llega tarde. Puede apuntar una nota («lesionado, viene a mirar») y, si quiere, avisar por email a la familia de quien no ha venido.
• Avisos de cancelación por lluvia. Cancelas la sesión en el calendario con el motivo y las familias del grupo reciben el aviso por email; también lo ven en su portal, en la lista de próximas sesiones. Si recuperas el entrenamiento otro día, añades una sesión extra con el mismo aviso.
• Cuotas mensuales y quién no ha pagado. Cada jugador tiene su cuota (o la suma de sus grupos), que se genera sola cada mes. Ves de un vistazo lo cobrado y lo pendiente, y envías un recordatorio a los pendientes con un botón o el día del mes que elijas. La matrícula, la equipación o el torneo de fin de temporada se añaden como cargos sueltos.
• Inscripción online de la temporada (plan Academia). Compartes un enlace en la web del club, en redes o por WhatsApp. La familia elige el grupo, rellena los datos del jugador y del tutor y acepta tu aviso de privacidad. Cada solicitud llega a una bandeja: al aceptarla, el jugador queda dado de alta con su familia, sus grupos y su cuota.
• Portal para las familias, sin app. Cada familia tiene un enlace privado con el horario, la asistencia, las cuotas, los justificantes de pago y los avisos de sus hijos. Los hermanos van en la misma familia, así que los avisos y recordatorios les llegan agrupados.

Un ejemplo con números: escuela de fútbol base con 120 jugadores

Pongamos una escuela de fútbol con 120 jugadores en 8 grupos (prebenjamín, benjamín, alevín e infantil, dos grupos por categoría), 4 entrenadores y un coordinador. Entrenan dos días por semana y la cuota es de 30 € al mes, más 60 € de matrícula con equipación en septiembre.

1. En septiembre, abres la inscripción. Creas los 8 grupos con su campo y horario, invitas a los 4 entrenadores y compartes el enlace de inscripción. A medida que aceptas solicitudes, cada jugador queda dado de alta con su cuota de 30 € y le añades el cargo de 60 € de la matrícula. Si ya tienes los jugadores en un Excel, envíanoslo y te ayudamos a cargarlo.
2. Cada entrenamiento, lista en un minuto. 8 grupos por 2 días son 16 listas a la semana, cada una pasada desde el móvil del entrenador en el propio campo. El coordinador ve en el calendario qué listas faltan y, en la ficha de cada jugador, sus faltas de los últimos 90 días.
3. Una tarde de tormenta. Se suspenden los 4 entrenamientos del jueves: los cancelas con el motivo y las 60 familias afectadas reciben el aviso por email, sin escribir en cuatro grupos de WhatsApp.
4. El día 5 de cada mes, las cuotas. Se esperan 3.600 € al mes (120 × 30 €). Si a mitad de mes faltan 12 cuotas, son 360 € pendientes que ves en una sola pantalla; el recordatorio automático sale el día que elijas, solo a las familias que no han pagado.

Por deporte: cómo se organiza cada uno

• Fútbol y baloncesto: un grupo por categoría y equipo (Alevín A, Alevín B), con el campo o pabellón en el lugar del grupo.
• Natación: un grupo por nivel y turno, con la calle o la piscina en el lugar. Si un alumno cambia de nivel a mitad de curso, lo mueves de grupo y conserva su historial.
• Artes marciales: un grupo por edad y nivel (infantil, adultos, competición). El grado o cinturón puedes apuntarlo en las observaciones del alumno; no hay un registro de exámenes de grado.
• Pádel y tenis: un grupo por nivel y horario fijo de la escuela. Sirve para las clases regulares, no para reservar pistas ni vender clases sueltas.
• Gimnasia rítmica o artística: un grupo por nivel, con sesiones extra para preparar una exhibición o un festival.

Lo que no hace (para que no te lleves sorpresas)

• No gestiona federaciones ni fichas federativas. Las licencias, mutualidades, reconocimientos médicos y trámites con la federación se siguen haciendo por su vía.
• No lleva competiciones ni calendario de partidos. No hay convocatorias, resultados, clasificaciones ni estadísticas de juego. Puedes avisar de un partido a un grupo, pero como un aviso más.
• No cobra a las familias. No hay pago online ni remesas bancarias: las familias pagan como siempre (domiciliación, transferencia, Bizum o efectivo) y tú marcas la cuota como pagada; la app genera un justificante de pago.
• No emite facturas. Para eso sigues con tu programa de facturación o tu gestoría; puedes exportarles los cobros a Excel. Más detalles en la guía de Verifactu en academias.
• No reserva pistas ni gestiona plazas. La inscripción online recoge solicitudes y tú decides cuáles aceptas; no cierra grupos al llenarse ni hay lista de espera.

Si necesitas todo eso en un mismo programa, una solución de gestión integral de clubes te encajará mejor. Si lo que quieres es orden en los entrenamientos, las listas, los avisos y las cuotas, ClaseAlDía es la opción ligera.

Datos de menores

En una escuela deportiva casi todos los jugadores son menores. El club o la escuela es el responsable de sus datos y ClaseAlDía actúa como encargado del tratamiento: el contrato que aceptas al registrarte está en encargado del tratamiento. El formulario de inscripción no pide datos de salud y los entrenadores solo ven los jugadores de sus grupos.

Preguntas frecuentes sobre escuelas deportivas

¿Sirve para una escuela de fútbol, de natación o de artes marciales?

Sí. ClaseAlDía organiza cualquier actividad con grupos, días y horas fijos y una cuota mensual: fútbol, baloncesto, natación, judo, kárate, taekwondo, pádel, tenis o gimnasia. Cada grupo es una categoría, un nivel o un turno, con su entrenador y su lugar.

¿La app calcula la categoría de cada jugador por su año de nacimiento?

No. Guardas el año de nacimiento en la ficha del jugador, pero tú decides en qué grupo va. Es lo más práctico en escuelas donde se mezclan años o se sube a un jugador de categoría.

¿Puedo pasar lista en el campo o en la piscina?

Sí, desde el móvil del entrenador, con un toque por jugador y el botón «Todos presentes». Necesita conexión a internet para guardar, así que conviene tener cobertura o wifi en la instalación.

¿Cómo aviso de que se suspende el entrenamiento por lluvia?

Cancelas la sesión en el calendario, escribes el motivo y marcas el aviso: las familias del grupo reciben un email y lo ven en su portal. Las familias sin email aparecen en una lista con su teléfono para que se lo mandes por WhatsApp.

¿Las familias pueden apuntarse online a la temporada?

Sí, en los planes Academia y Academia+. Compartes un enlace, las familias eligen el grupo y envían la solicitud, y tú la aceptas o la rechazas. No hay plazas ni lista de espera automáticas, ni pago online.

¿Gestiona las fichas federativas o el calendario de partidos?

No. ClaseAlDía cubre los entrenamientos, la asistencia, los avisos y las cuotas. Las licencias, las competiciones y las convocatorias se siguen llevando con la federación o con otra herramienta.

¿Cuánto cuesta para una escuela deportiva?

24 € al mes con el plan Academia (hasta 5 usuarios y 150 alumnos activos) y 49 € al mes con Academia+, sin límites y con varias sedes. Un entrenador solo con hasta 40 alumnos puede usar el plan Profesor, de 9 € al mes, sin inscripción online. IVA incluido y 30 días gratis sin tarjeta.

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