Programa para actividades extraescolares

Para escuelas y empresas de extraescolares de deporte, robótica, teatro, ajedrez, idiomas o música: grupos por colegio, lista desde el móvil, avisos a las familias y cuotas mensuales controladas. Sin instalar nada y con 30 días de prueba.

El caos de llevar extraescolares en varios colegios

Una empresa de extraescolares no se parece a una academia con un aula fija. Tienes grupos repartidos en varios colegios y pabellones, monitores que van de un centro a otro, horarios que cambian con el calendario escolar y familias que se apuntan en septiembre, se borran en enero y vuelven en primavera. Y cada mes, la misma pregunta: ¿quién ha pagado la cuota?

Lo normal es acabar con una hoja de cálculo por colegio, listas en papel que los monitores fotografían (o no) y un grupo de WhatsApp por actividad donde se mezclan avisos, dudas y cambios de última hora. Funciona mientras eres pequeño; con diez grupos y cinco monitores, se te escapan las faltas, los avisos y el dinero.

Cómo encaja ClaseAlDía en una escuela de extraescolares

• Grupos por actividad y colegio. «Robótica 3º-4º · CEIP Las Acacias», «Fútbol sala benjamín · Pabellón municipal»: cada grupo con su monitor, su lugar y sus días y horas, visibles en un calendario.
• Lista desde el móvil. El monitor pasa lista al empezar la sesión, desde su teléfono y con su propio usuario. Ve solo sus grupos y sus alumnos.
• Avisos a las familias. Si se cancela una sesión por una excursión del colegio o por lluvia, la cancelas en la app y las familias del grupo reciben el aviso por email. Cada familia tiene además un enlace privado donde ve horario, asistencia, cuotas y avisos, sin descargar ninguna app.
• Aviso de falta el mismo día. Al pasar lista, puedes avisar por email a la familia del alumno que no ha venido, algo que en las extraescolares tranquiliza mucho a los padres.
• Cuotas mensuales. Cada alumno con su cuota (o la suma de sus actividades), generada sola cada mes. Ves quién ha pagado y quién no, y mandas un recordatorio a los pendientes con un botón o el día del mes que elijas. También puedes añadir cargos sueltos como la matrícula, la equipación o el material.
• Hermanos en la misma familia. Una familia puede tener varios hijos en distintas actividades: los avisos y recordatorios le llegan agrupados.

Un ejemplo: 4 colegios, 6 monitores y 140 alumnos

Pongamos una escuela que ofrece robótica, ajedrez, teatro y multideporte en cuatro colegios, de lunes a jueves de 16:00 a 17:30. Así se organiza con ClaseAlDía:

1. En septiembre, montas la temporada. Creas los grupos con su colegio y horario, invitas a los monitores por email y das de alta a los alumnos con su cuota y el contacto de la familia. Si ya tienes las inscripciones en un Excel, envíanoslo y te ayudamos a cargarlo.
2. Cada tarde, los monitores pasan lista. En treinta segundos, desde el móvil. Tú ves desde el calendario qué listas están pasadas y quién ha faltado.
3. Cuando algo cambia, avisas al grupo. Una sesión cancelada, una sesión de recuperación o la función de teatro de fin de trimestre: un aviso al grupo y todas sus familias lo reciben.
4. A principios de mes, revisas las cuotas. Abres los cobros del mes, ves cuántas faltan y envías el recordatorio. Las familias sin email aparecen en una lista con su teléfono y su enlace del portal, para que se lo hagas llegar por WhatsApp.
5. Cuando alguien se da de baja, lo marcas como baja: deja de generar cuotas y conservas su historial.

Lo que no hace (para que no te lleves sorpresas)

• No recoge inscripciones online. Las inscripciones las sigues recibiendo como ahora (formulario, papel o a través del AMPA) y después das de alta a los alumnos.
• No cobra a las familias ni genera remesas bancarias. Las familias pagan como siempre (domiciliación, transferencia, Bizum, efectivo) y tú marcas la cuota como pagada; la app lleva el control y genera un justificante de pago.
• No emite facturas. Para eso sigues con tu programa de facturación o tu gestoría; puedes exportarles los cobros a Excel. Si te preocupa la normativa, lee nuestra guía sobre Verifactu en academias.

Si necesitas todo eso en un mismo sistema, un programa de gestión integral te encajará mejor. Si lo que quieres es orden en el día a día de los grupos, las listas y las cuotas, ClaseAlDía es la opción ligera.

Datos de menores y colegios

En extraescolares casi todos los alumnos son menores. Tú eres el responsable de sus datos y ClaseAlDía actúa como encargado del tratamiento: el contrato que aceptas al registrarte está en encargado del tratamiento y los proveedores que intervienen, en la política de privacidad. Los monitores solo ven los alumnos de sus grupos y nunca los cobros.

Preguntas frecuentes sobre extraescolares

¿Puedo organizar los grupos por colegio?

Sí. Cada grupo tiene un campo de lugar o aula donde puedes poner el colegio o el pabellón, y en el nombre del grupo puedes incluir la actividad y el curso. En el calendario ves todas las sesiones de la semana con su lugar y su monitor.

¿Los monitores ven las cuotas de las familias?

No. Los monitores ven solo sus grupos y sus alumnos: pasan lista, cancelan una sesión de su grupo y envían avisos a sus familias. Los cobros, el equipo y los ajustes solo los ve el responsable de la escuela.

¿Qué pasa si un alumno hace dos actividades?

Lo das de alta una vez y lo apuntas a los dos grupos. Su cuota mensual puede ser la suma de las cuotas de esos grupos o la que tú pongas, por ejemplo con descuento.

¿Las familias tienen que instalar una app?

No. Reciben los avisos por email y tienen un enlace privado que se abre en cualquier navegador, con el horario, la asistencia, las cuotas y los avisos de sus hijos.

¿Cuánto cuesta?

Desde 9 € al mes para un solo monitor con hasta 40 alumnos, 24 € al mes para hasta 5 usuarios y 150 alumnos, y 49 € al mes sin límites, siempre con IVA incluido. Los 30 primeros días son gratis y sin tarjeta.

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