Software für Kursanbieter: Kurse und AGs an mehreren Schulen verwalten

Für Kursanbieter, Vereine und Sportschulen, die Kurse und AGs in Sport, Robotik, Theater, Schach oder Musik an mehreren Schulen anbieten: Gruppen je Schule, Anwesenheit am Handy, Elternmitteilungen und Monatsbeiträge an einem Ort.

Kurse an mehreren Schulen: schnell unübersichtlich

Ein Kursanbieter ist kein Institut mit einem festen Raum. Ihre Gruppen verteilen sich auf Grundschulen, Turnhallen und Gemeinderäume, Ihre Kursleiter fahren von Standort zu Standort, Termine verschieben sich mit Ausflügen und Ferien, und Kinder melden sich im September an, hören im Januar auf und kommen im Frühjahr wieder. Und jeden Monat dieselbe Frage: Wer hat bezahlt?

Meist entsteht eine Tabelle pro Schule, Anwesenheitslisten auf Papier, die Kursleiter abfotografieren (oder nicht), und eine WhatsApp-Gruppe pro Kurs, in der sich Infos, Fragen und kurzfristige Änderungen mischen. Solange Sie klein sind, geht das. Mit zehn Gruppen und fünf Kursleitern gehen Fehlzeiten, Mitteilungen und Geld verloren.

So passt ClaseAlDía zu Kursen und AGs

• Gruppen je Kurs und Schule. „Robotik-AG Klasse 3–4 · Grundschule am Park“ oder „Ballsport · Sporthalle Nord“: jede Gruppe mit Kursleitung, Ort und festen Wochenterminen, alles in einem Kalender.
• Anwesenheit am Handy. Die Kursleitung erfasst die Anwesenheit zu Beginn der Stunde am eigenen Handy und mit eigenem Zugang. Sie sieht nur ihre Gruppen und Kinder.
• Elternmitteilungen. Fällt ein Termin wegen eines Schulfests oder des Wetters aus, sagen Sie ihn in der App ab, und die Eltern der Gruppe erhalten eine E-Mail. Jede Familie hat außerdem einen privaten Link mit Stundenplan, Anwesenheit, Beiträgen und Mitteilungen, ohne App-Download.
• Fehlzeiten-Mail am selben Tag. Beim Erfassen der Anwesenheit können Sie die Eltern eines fehlenden Kindes per E-Mail informieren.
• Monatsbeiträge. Jedes Kind hat seinen Monatsbeitrag (oder die Summe seiner Kurse), der jeden Monat automatisch entsteht. Sie sehen, wer bezahlt hat und wer nicht, und verschicken eine Erinnerung per Knopfdruck oder an einem festen Tag im Monat. Einmalige Posten wie Material oder Kursshirt lassen sich ergänzen.
• Geschwister in einer Familie. Eine Familie kann mehrere Kinder in verschiedenen Kursen haben; Mitteilungen und Erinnerungen kommen gebündelt an.

Ein Beispiel: 4 Schulen, 6 Kursleiter und 140 Kinder

1. Im September richten Sie das Halbjahr ein. Sie legen die Gruppen mit Schule und Terminen an, laden die Kursleiter per E-Mail ein und erfassen die Kinder mit Monatsbeitrag und Elternkontakt. Liegen die Anmeldungen schon in einer Tabelle, schicken Sie sie uns, wir helfen beim Übertragen.
2. Jeden Nachmittag erfassen die Kursleiter die Anwesenheit. Dreißig Sekunden am Handy. Im Kalender sehen Sie, welche Listen erledigt sind und wer gefehlt hat.
3. Wenn sich etwas ändert, informieren Sie die Gruppe. Ein abgesagter Termin, ein Nachholtermin oder die Aufführung zum Halbjahresende: eine Mitteilung, und alle Familien der Gruppe erhalten sie.
4. Am Monatsanfang prüfen Sie die Beiträge. Sie öffnen die Beiträge des Monats, sehen, was offen ist, und verschicken die Erinnerung. Familien ohne E-Mail-Adresse erscheinen mit Telefonnummer und privatem Link, damit Sie sie anders erreichen.
5. Wenn ein Kind aufhört, markieren Sie es als ausgetreten: Es entstehen keine Beiträge mehr, der Verlauf bleibt erhalten.

Was die App nicht macht

• Keine Online-Anmeldung. Anmeldungen nehmen Sie weiter wie bisher entgegen (Formular, Papier oder über die Schule) und erfassen danach die Kinder.
• Kein Zahlungseinzug. Familien zahlen wie gewohnt (Überweisung, Lastschrift, bar, PayPal), und Sie markieren den Beitrag als bezahlt; die App behält den Überblick und erstellt einen Zahlungsbeleg.
• Keine Rechnungen, keine BuT-Abrechnung. Rechnungen und Abrechnungen mit Ämtern bleiben in Ihrem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm; die Beiträge können Sie als Tabelle exportieren.

Brauchen Sie Online-Buchung, Zahlung und Rechnungen in einem System, passt eine umfassende Kursverwaltung besser. Wollen Sie Ordnung im Alltag von Gruppen, Anwesenheit und Beiträgen, ist ClaseAlDía die schlanke Lösung.

Daten von Kindern

Bei Kursen und AGs sind fast alle Teilnehmer minderjährig. Sie sind Verantwortlicher, ClaseAlDía verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag: siehe AV-Vertrag und Datenschutzerklärung. Kursleiter sehen nur die Kinder ihrer Gruppen, nie die Beiträge.

Häufige Fragen

Kann ich Gruppen nach Schule ordnen?

Ja. Jede Gruppe hat ein Feld für Raum oder Ort, in das Sie die Schule oder Halle eintragen, und der Gruppenname kann Kurs und Klassenstufe enthalten. Der Kalender zeigt alle Termine der Woche mit Ort und Kursleitung.

Sehen Kursleiter, was Familien zahlen?

Nein. Kursleiter sehen nur ihre Gruppen und Kinder: Sie erfassen die Anwesenheit, sagen einen Termin ihrer Gruppe ab und schicken Mitteilungen an deren Familien. Beiträge, Team und Einstellungen sieht nur die Leitung.

Was, wenn ein Kind zwei Kurse besucht?

Sie erfassen das Kind einmal und ordnen es beiden Gruppen zu. Der Monatsbeitrag kann die Summe beider Gruppen sein oder ein Betrag, den Sie festlegen, etwa mit Geschwisterrabatt.

Müssen Eltern eine App installieren?

Nein. Mitteilungen kommen per E-Mail, und jede Familie hat einen privaten Link, der in jedem Browser funktioniert.

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