Logiciel de gestion pour activités extrascolaires

Pour les associations, clubs et entreprises qui animent des ateliers de sport, robotique, théâtre, échecs ou musique dans plusieurs écoles : groupes par école, appel sur mobile, messages aux familles et cotisations mensuelles au même endroit.

Des ateliers dans plusieurs écoles, et vite le désordre

Une structure d’activités extrascolaires ne ressemble pas à un centre avec une seule salle. Vos groupes sont répartis entre écoles, gymnases et salles municipales, vos animateurs passent d’un site à l’autre, les séances bougent avec les sorties scolaires et les vacances, et les familles s’inscrivent en septembre, arrêtent en janvier et reviennent au printemps. Et chaque mois, la même question : qui a payé ?

On finit souvent avec un tableur par école, des feuilles d’appel que les animateurs prennent en photo (ou pas) et un groupe WhatsApp par activité où se mêlent informations, questions et changements de dernière minute. Cela tient tant que la structure est petite ; avec dix groupes et cinq animateurs, les absences, les messages et l’argent finissent par échapper.

Comment ClaseAlDía s’adapte aux activités extrascolaires et périscolaires

  • Des groupes par activité et par école. « Robotique CE2-CM1 · École Jean-Moulin », « Multisport · Gymnase municipal » : chaque groupe avec son animateur, son lieu et ses créneaux, visibles dans un calendrier.
  • L’appel sur mobile. L’animateur fait l’appel au début de la séance, depuis son téléphone et avec son propre compte. Il ne voit que ses groupes et ses élèves.
  • Des messages aux familles. Une séance annulée pour une sortie scolaire ou la météo ? Vous l’annulez dans l’application et les familles du groupe reçoivent un e-mail. Chaque famille dispose aussi d’un lien privé avec le planning, les présences, les paiements et les messages, sans application à installer.
  • Un e-mail d’absence le jour même. En faisant l’appel, vous pouvez prévenir par e-mail la famille d’un enfant absent.
  • Les cotisations mensuelles. Chaque enfant a sa cotisation (ou la somme de ses activités), générée automatiquement chaque mois. Vous voyez qui a payé et qui ne l’a pas fait, et vous envoyez une relance d’un clic ou le jour du mois de votre choix. Vous pouvez aussi ajouter des frais ponctuels : adhésion, matériel, tenue.
  • Les fratries. Une famille peut avoir plusieurs enfants dans différentes activités : messages et relances lui arrivent regroupés.

Un exemple : 4 écoles, 6 animateurs et 140 enfants

  1. En septembre, vous préparez la saison. Vous créez les groupes avec leur école et leurs horaires, invitez les animateurs par e-mail et ajoutez les enfants avec leur cotisation et le contact de la famille. Vos inscriptions sont dans un tableur ? Envoyez-le-nous et nous vous aidons à l’importer.
  2. Chaque après-midi, les animateurs font l’appel. Trente secondes sur le téléphone. Depuis le calendrier, vous voyez quels appels sont faits et qui était absent.
  3. Quand quelque chose change, vous prévenez le groupe. Séance annulée, séance de rattrapage ou spectacle de fin d’année : un message, et toutes les familles du groupe le reçoivent.
  4. En début de mois, vous vérifiez les cotisations. Vous ouvrez les paiements du mois, voyez ce qui manque et envoyez la relance. Les familles sans e-mail apparaissent avec leur téléphone et leur lien privé, pour les prévenir autrement.
  5. Quand un enfant arrête, vous le marquez comme parti : plus de cotisation générée, et son historique est conservé.

Avec 6 animateurs et 140 enfants, il vous faut le forfait Centre+ (utilisateurs et élèves illimités, 49 € par mois TVA incluse). Jusqu’à 5 utilisateurs et 150 élèves, le forfait Centre coûte 24 € par mois. Détails sur la page tarifs.

Ce que l’application ne fait pas

  • Pas d’inscriptions en ligne. Vous continuez à recevoir les inscriptions comme aujourd’hui (formulaire, papier ou via l’école), puis vous ajoutez les enfants.
  • Pas d’encaissement. Les familles vous paient comme d’habitude (virement, chèque, espèces, prélèvement) et vous marquez la cotisation comme payée ; l’application tient le suivi et génère un reçu de paiement.
  • Pas de factures. Continuez avec votre outil de facturation ou de comptabilité ; vous pouvez exporter les paiements vers un tableur.

S’il vous faut inscriptions en ligne, paiement et facturation dans un même outil, un logiciel de gestion complet vous conviendra mieux. Pour mettre de l’ordre dans les groupes, l’appel et les cotisations au quotidien, ClaseAlDía est l’option légère.

Données des enfants

En activités extrascolaires, presque tous les élèves sont mineurs. Vous êtes responsable du traitement et ClaseAlDía agit comme sous-traitant : voir le contrat de sous-traitance et la politique de confidentialité. Les animateurs ne voient que les enfants de leurs groupes, jamais les paiements.

Questions fréquentes

Peut-on organiser les groupes par école ?

Oui. Chaque groupe a un champ salle ou lieu où indiquer l’école ou le gymnase, et le nom du groupe peut inclure l’activité et le niveau. Le calendrier affiche toutes les séances de la semaine avec leur lieu et leur animateur.

Les animateurs voient-ils ce que paient les familles ?

Non. Les animateurs ne voient que leurs groupes et leurs élèves : ils font l’appel, annulent une séance de leur groupe et envoient des messages à ses familles. Les paiements, l’équipe et les réglages sont réservés au responsable.

Et si un enfant suit deux activités ?

Vous l’ajoutez une seule fois et l’inscrivez dans les deux groupes. Sa cotisation mensuelle peut être la somme des deux ou le montant que vous fixez, par exemple avec une réduction.

Les familles doivent-elles installer une application ?

Non. Les messages arrivent par e-mail et chaque famille a un lien privé qui s’ouvre dans n’importe quel navigateur.

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