Logiciel pour tuteurs : horaire, présences et paiements dans une seule application

Que vous donniez des cours privés de maths à la table de cuisine, de l’aide aux devoirs après l’école ou des cours de piano la fin de semaine, il vous faut quelque chose de plus clair qu’un cahier et de plus léger qu’un système scolaire complet. Voici quoi regarder, et comment un tuteur utilise ClaseAlDía semaine après semaine.

L’administration que personne ne vous paie

Vous commencez avec trois élèves et une application de notes. Un an plus tard, vous en avez vingt-cinq, un horaire qui bouge chaque semaine, des parents qui vous textent pour savoir si jeudi tient toujours et un fichier Excel où les paiements sont à moitié à jour. L’enseignement vous prend quinze heures par semaine; le suivi, cinq de plus que personne ne vous paie. Un bon logiciel pour tuteurs vous redonne ces heures.

Ce qu’il faut regarder

• Un calendrier lisible d’un coup d’œil. Des groupes et des cours individuels avec l’heure et le lieu (chez vous, chez l’élève, à la bibliothèque ou en ligne), et la possibilité d’annuler ou d’ajouter une séance.
• Des présences rapides, avec notes. Depuis votre cellulaire, juste après la séance, y compris la matière vue et les devoirs donnés.
• Des frais par élève ou par famille. Chaque élève avec ses frais mensuels, les frères et sœurs regroupés, et un statut clair pour chaque mois.
• Une communication qui ne passe pas par votre cellulaire personnel. Un canal que vous pouvez fermer à la fin de la journée.
• Des données que vous pouvez emporter. Si vous voulez revenir à Excel demain, vous devez pouvoir tout exporter.

Un mois avec ClaseAlDía

Disons que vous suivez 20 élèves : des maths de la 1re à la 4e secondaire en semaine après l’école, deux petits groupes d’aide aux devoirs pour des élèves du primaire, et quelques élèves de 5e secondaire en cours individuels pour préparer leurs examens de fin d’année, parfois en ligne. Les familles paient 200 $ par mois pour un groupe hebdomadaire et 340 $ pour un cours individuel hebdomadaire.

1. Préparez tout une seule fois. Créez chaque groupe avec son heure et son lieu, puis ajoutez chaque élève avec ses frais mensuels et le courriel d’un parent. Votre liste est déjà dans Excel? Importez-la vous-même dans l’application.
2. Prenez les présences en trente secondes. À la fin de la séance, indiquez qui était là et notez la matière et les devoirs (« Exercices 4.2, numéros 1 à 12 »). Si un élève est absent, ses parents peuvent recevoir un courriel automatique; vous n’avez rien à écrire.
3. Changez l’horaire sans texto de groupe. Annulez la séance d’une journée pédagogique ou d’une longue fin de semaine et toutes les familles du groupe reçoivent l’avis.
4. En fin de mois, ouvrez Paiements. Vous voyez tout de suite qui a payé et qui n’a pas payé. Un bouton envoie un rappel courtois aux familles qui ont un solde, ou vous choisissez le jour du mois où il part tout seul.
5. Remettez un reçu quand on vous le demande. Chaque paiement noté produit un reçu imprimable avec le montant et la date, que la famille peut aussi ouvrir depuis son lien.

Garder votre numéro de cellulaire pour vous

Quand vingt familles ont votre numéro personnel, elles ont aussi vos soirées. Avec ClaseAlDía, les parents reçoivent les avis par courriel et ont une page familiale privée, derrière leur propre lien : horaire, présences, notes de séance, ce qui est payé et ce qui reste à payer. Vous pouvez envoyer ce lien une seule fois par texto. Personne n’installe d’application ni ne crée de compte.

Ce que ça ne fait pas

• Ça n’émet pas de factures et ne remplace pas votre logiciel comptable.
• Ce n’est pas une classe virtuelle : si vous enseignez en ligne, gardez votre outil de vidéoconférence et notez le lien sur le groupe.
• Ça n’encaisse pas les paiements : les familles vous paient par virement Interac, chèque, comptant ou carte, et vous indiquez le paiement.
• Il n’y a pas de page de réservation publique pour les nouveaux clients.

Combien ça coûte

Le forfait Professeur coûte 15 $ par mois ou 150 $ par année, plus taxes. Il couvre un utilisateur, jusqu’à 40 élèves actifs et toutes les fonctionnalités, sauf l’inscription en ligne. Essayez-le gratuitement 30 jours, sans carte de crédit, et partez quand vous voulez. Si vous engagez d’autres tuteurs, le forfait Centre en couvre jusqu’à cinq; voyez les tarifs pour les détails.

Questions fréquentes

Et si j’enseigne en ligne?

Ça fonctionne de la même façon : le groupe a son horaire et vous prenez les présences comme d’habitude. Vous pouvez noter le lien de la rencontre ou le lieu sur le groupe.

Combien d’élèves puis-je avoir?

Jusqu’à 40 élèves actifs avec le forfait Professeur. Les élèves indiqués comme inactifs ne comptent pas.

Puis-je facturer un forfait de séances plutôt qu’un montant mensuel?

Vous pouvez ajouter des frais ponctuels à un élève, comme un bloc de séances, du matériel ou des frais d’inscription, en plus ou à la place des frais mensuels, et les suivre de la même façon.

Puis-je exporter mes données?

Oui : élèves, paiements et présences en fichiers CSV, et une copie complète de votre compte en tout temps.

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