Prise des présences : la liste d’appel sur votre cellulaire

Comment noter les présences en quelques secondes, garder l’historique de chaque élève, consigner la matière vue à chaque séance et aviser les parents d’une absence le jour même, sans feuille papier ni fichier Excel.

Pourquoi les présences comptent, même dans une petite entreprise de tutorat

Prendre les présences semble une formalité, pourtant presque tout ce qui est utile en découle. Vous repérez les élèves qui décrochent avant que la famille n’abandonne, vous pouvez aviser un parent d’une absence le jour même, vous répondez avec des faits quand on vous dit « il n’a jamais manqué une séance », et vous savez qui a droit à une reprise. Sur papier, le registre disparaît dans un cartable. Dans Excel, il n’est plus à jour dès la deuxième semaine.

Ce qu’il faut à un bon outil de présences

De la rapidité. Si ça prend plus d’une minute, vous arrêterez. Un geste par élève.
Le cellulaire d’abord. Vous êtes debout dans un local ou un corridor, pas assis à un bureau.
Plus que présent ou absent. Le retard et l’absence motivée méritent leur propre statut.
Des notes de séance. La matière vue et les devoirs donnés, enregistrés avec la séance.
Un historique par élève et par groupe, accessible en quelques secondes.
Un lien avec les parents, pour qu’une absence devienne un courriel au bon moment plutôt qu’une case oubliée.
Des permissions. Chaque tuteur ne voit que ses groupes.

Comment ça fonctionne dans ClaseAlDía

Ouvrez « Aujourd’hui ». Vous voyez les séances du jour dans l’ordre, avec le groupe, le local et le tuteur. Les séances annulées sont indiquées.
Touchez le groupe. La liste des élèves actifs inscrits s’affiche.
Indiquez pour chaque élève présent, absent, en retard ou motivé, avec une note au besoin, comme « sa mère a appelé ».
Ajoutez la matière vue et les devoirs, si vous le souhaitez. Si vous choisissez de partager les notes de séance, les familles les voient sur leur page.
Enregistrez. Si vous l’activez, les parents des élèves absents reçoivent un courriel d’absence, une seule fois par élève et par jour.

La fiche de chaque élève présente l’historique avec un résumé des présences, absences, retards et absences motivées des 90 derniers jours. Si un élève a manqué trois séances de suite, vous le voyez en quelques secondes et vous pouvez en parler à la famille avec des faits.

Un exemple

Prenons un groupe de six élèves de 4e secondaire en mathématiques, le mardi et le jeudi à 16 h 30. La tutrice tenait une feuille papier et la retranscrivait quand elle y pensait. Maintenant, à 16 h 35, elle ouvre l’application, touche le groupe, indique cinq présents et un absent, et note « Fonctions quadratiques; devoirs : exercices 3.4, numéros 1 à 10 ». Les parents de l’élève absent reçoivent un courriel le soir même. À la fin du mois, la directrice du centre consulte l’historique, voit que trois élèves accumulent les absences avant les examens et appelle ces familles pendant qu’il est encore temps de rattraper le retard.

Les bonnes habitudes

Faites-le dans les cinq premières minutes, pendant que tout le monde est là.
Entendez-vous sur les définitions. À partir de combien de minutes est-on en retard? Qu’est-ce qu’une absence motivée? Décidez-le une fois pour tout le centre.
Gardez les notes courtes. « Malade » ou « sortie scolaire », c’est suffisant.
Utilisez les courriels d’absence quand ils sont utiles. Ils conviennent aux centres qui accueillent des enfants et des ados; pour des adultes, c’est rarement nécessaire.
Consultez le résumé une fois par semaine. Deux minutes suffisent pour voir venir les tendances.

Présences et renseignements personnels

Le registre de présence d’un enfant est un renseignement personnel. Dites aux familles ce que vous conservez et pourquoi, et ne le gardez pas plus longtemps que nécessaire. ClaseAlDía vous permet d’indiquer un élève comme inactif ou de supprimer définitivement ses données; la politique de confidentialité explique comment les données sont traitées et où elles sont hébergées (dans l’Union européenne).

Et les paiements?

Présences et paiements sont séparés volontairement : une séance manquée ne change pas ce que doit une famille, sauf si vous le décidez. Pour savoir qui a payé, notre guide sur le suivi des paiements propose une routine mensuelle.

Questions fréquentes

Puis-je prendre les présences hors ligne?

L’application a besoin d’une connexion Internet pour enregistrer; mieux vaut avoir du réseau cellulaire ou du Wi-Fi dans le local.

Un tuteur peut-il voir les absences des groupes qui ne sont pas les siens?

Non. Chaque tuteur ne voit que ses groupes et ses élèves.

Puis-je exporter les présences?

Oui, en fichier CSV pour la période de votre choix, prêt à ouvrir dans Excel.

Et si une séance est annulée?

Indiquez-la comme annulée dans le calendrier, avec un avis facultatif aux familles, et l’application ne vous demande plus les présences ce jour-là.

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