Suivi des paiements des élèves en tutorat : une routine simple

Une routine mensuelle et un modèle de rappel pour toujours savoir qui a payé, et comment automatiser les tâches répétitives sans perdre le contrôle.

Le suivi des paiements ne devrait pas vous prendre la fin de semaine

Le 5 du mois arrive et le rituel commence. Vous ouvrez le fichier Excel, puis votre application bancaire, vous comparez les deux, vous vous rappelez qu’un parent a payé comptant, vous trouvez une famille qui a payé deux mois d’un coup, et vous finissez par écrire les rappels un par un. Avec 30 élèves, c’est fastidieux; avec 100, c’est un deuxième emploi.

La routine mensuelle en six étapes

  1. Fixez une seule règle. Une date limite (par exemple du 1er au 5 du mois), les modes de paiement acceptés (virement Interac ou chèque, par exemple) et le paiement à l’avance plutôt qu’à la fin du mois. Moins il y a d’exceptions, moins il y a de travail.
  2. Créez les frais du mois le 1er. Une ligne par élève avec le montant dû, rabais famille déjà appliqués.
  3. Notez chaque paiement le jour même, avec la date et le mode. « Je le noterai plus tard », c’est là que commencent presque toutes les erreurs.
  4. Vérifiez les soldes à la date limite. Une courte liste, regroupée par famille plutôt que par élève, pour ne relancer personne deux fois.
  5. Relancez une fois, poliment. Un message court avec la description, le montant et la façon de payer. Si c’est toujours impayé une semaine plus tard, un deuxième rappel. Ensuite, un coup de fil.
  6. Fermez le mois. Exportez la liste des paiements et classez-la, ou envoyez-la à votre comptable.

Modèle de rappel : « Bonjour! Petit rappel : les frais d’octobre pour [élève], soit 200 $, sont toujours à payer. Vous pouvez faire un virement Interac ou nous remettre un chèque. Si c’est déjà fait, ne tenez pas compte de ce message. Merci! »

Les erreurs fréquentes

  • Utiliser son compte bancaire comme registre. Les avis de virement Interac arrivent avec le message que le parent a bien voulu écrire, qui précise rarement l’élève ou le mois. Notez chaque paiement à un seul endroit, le jour où il arrive.
  • Confondre suivi des paiements et facturation. Savoir qui a payé et émettre une facture sont deux tâches différentes. Faites la première chaque jour et laissez la deuxième à votre logiciel comptable.
  • Mélanger les frais mensuels et les extras. Frais d’inscription, cahiers d’exercices ou blocs de préparation aux examens se notent à part, pour que le total mensuel balance toujours.
  • Relancer élève par élève. Si une famille a trois enfants inscrits, envoyez un seul message avec trois montants, pas trois messages.
  • Ne garder aucune trace. Si un parent demande une preuve de paiement, vous devez pouvoir la fournir sur-le-champ.

Comment ClaseAlDía automatise tout ça

  • Les frais du mois créés pour vous. Au début du mois, chaque élève actif qui a des frais obtient sa ligne, sans rien saisir.
  • Le portrait en un coup d’œil. Un écran avec le nombre de frais payés, le nombre à payer et le montant qui reste à recevoir.
  • Payé en un geste, avec la date et le mode. Une erreur? Vous remettez le statut à payer.
  • Des rappels regroupés par famille. Choisissez le jour du mois : chaque famille reçoit un seul courriel avec ce qui reste à payer.
  • Des reçus de paiement. Chaque paiement noté produit un reçu numéroté et imprimable que la famille peut aussi ouvrir depuis sa page.
  • Un export CSV pour votre comptable ou vos dossiers.

Les tuteurs qui travaillent dans votre centre ne voient rien de tout ça : les paiements sont réservés au propriétaire.

Un reçu n’est pas une facture

ClaseAlDía n’émet pas de factures. Le reçu confirme qu’un paiement a été reçu; si votre entreprise doit facturer, continuez de le faire dans votre logiciel ou avec votre comptable. Ce que l’application vous épargne, c’est le travail préparatoire : savoir quels frais sont payés et lesquels restent ouverts.

Et les virements Interac, les chèques, le comptant?

Le mode de paiement n’a pas d’importance. ClaseAlDía enregistre les paiements; il ne les traite pas. Quand un virement Interac arrive, que vous déposez un chèque ou qu’un parent paie comptant, vous indiquez les frais du mois comme payés, avec la date et le mode. L’important, c’est de le noter tout de suite, à un seul endroit.

Questions fréquentes

Une famille peut-elle payer dans l’application?

Non. ClaseAlDía suit les paiements, mais ne les traite pas : les familles vous paient comme d’habitude et vous indiquez le paiement.

Puis-je ajouter des frais autres que les frais mensuels?

Oui. Ajoutez des frais ponctuels à un élève, comme l’inscription, du matériel ou un bloc de préparation aux examens, avec une description et un montant.

Que voit la famille?

Sur sa page privée, elle voit les frais des douze derniers mois, ceux qui sont payés et ceux qui restent à payer, et elle peut ouvrir le reçu de chaque paiement.

Dans quelle devise?

Votre centre fonctionne en dollars canadiens. ClaseAlDía note comment chaque famille a payé (virement Interac ou autre virement, chèque, comptant, carte ou autre), mais n’encaisse rien : vous continuez de percevoir les frais comme maintenant.

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