Logiciel pour centre de tutorat : un horaire, des présences fiables, des paiements clairs

Un centre de tutorat avec quelques locaux et une poignée de tuteurs n’a pas besoin d’un système scolaire complet. Il lui faut un horaire fiable, des présences vraiment prises, une façon calme de joindre les parents et une vue claire de qui a payé ce mois-ci.

Un petit centre n’a pas les mêmes besoins qu’une école

La plupart des logiciels de tutorat visent soit le tuteur seul, soit le réseau de franchises avec un siège social. Un centre avec trois locaux, cinq tuteurs et de cinquante à cent cinquante élèves se retrouve entre les deux : trop de choses à gérer pour un cahier, mais pas d’adjointe administrative dont le travail serait de configurer et d’alimenter un gros système.

Les questions du quotidien sont simples et reviennent sans arrêt. Quel local est libre jeudi à 16 h? Le groupe de maths de 6e année a-t-il eu sa séance quand le tuteur était malade? La famille Gagnon a-t-elle payé octobre? Qui faut-il aviser que les séances de lundi sont annulées pour l’Action de grâce? Un bon logiciel pour centre de tutorat répond à ces questions en quelques secondes, depuis un cellulaire, pour la personne qui est à l’accueil.

Ce qu’il faut regarder

• Un seul horaire partagé. Des groupes avec leur local, leur tuteur et leurs plages horaires, et les changements ponctuels : une séance annulée, une révision avant les examens, un changement de local.
• Des présences que chaque tuteur prend sur son cellulaire. Si les présences vivent sur l’ordinateur du bureau, elles seront remplies de mémoire le vendredi, ou pas du tout.
• Des notes de séance. La matière vue et les devoirs, pour qu’un remplaçant sache où en est le groupe et que les parents puissent suivre.
• Des permissions adaptées. Les tuteurs voient leurs groupes; le propriétaire voit les paiements, les réglages et le portrait global.
• Une communication qui ne passe pas par le numéro personnel de quelqu’un. Des avis à tout le centre, à un groupe ou à une famille, envoyés au nom du centre.
• Des frais mensuels avec un statut clair, regroupés par famille pour qu’on ne relance pas deux fois les parents de deux enfants.
• Une porte de sortie. Tout s’exporte en CSV, en tout temps.

Une semaine dans un centre de cinq tuteurs

Imaginez un centre qui offre de l’aide en mathématiques, en français et en anglais du primaire à la 5e secondaire, de l’aide aux devoirs après l’école et de la préparation aux examens de fin d’année, avec trois locaux, cinq tuteurs (dont deux à temps partiel) et environ 120 élèves.

1. Le propriétaire prépare la session. Chaque groupe a un nom, un local, un tuteur, une plage horaire et des frais mensuels par défaut. Les élèves sont ajoutés avec leurs frais et le courriel d’un parent; les frères et sœurs partagent une même famille.
2. Les tuteurs se joignent sur invitation. Chacun reçoit une invitation par courriel, choisit un mot de passe et ne voit ensuite que ses groupes à l’écran « Aujourd’hui ».
3. Les présences se prennent en classe. Présent, absent, en retard ou motivé, avec la matière vue et les devoirs. Cochez « aviser les familles des absents » et les parents le savent tout de suite.
4. Les changements arrivent aux parents sur-le-champ. Annulez une séance dans le calendrier et avisez les familles du groupe depuis le même écran. Un avis général pour la semaine de relâche part à tout le monde d’un coup.
5. Les paiements se suivent tout seuls. Le 1er du mois, chaque élève actif reçoit ses frais du mois. Les paiements sont notés à leur arrivée (virement Interac, chèque, comptant ou carte). Le jour choisi, les familles qui ont un solde reçoivent un seul rappel courtois avec le détail.

Chaque famille a aussi une page privée, derrière un lien personnel : horaire, présences récentes, notes de séance, paiements et avis. Les parents n’installent rien, ne créent aucun compte, et personne n’a besoin du cellulaire d’un tuteur.

Ce que ClaseAlDía ne fait volontairement pas

Être clair sur la portée vous évite une migration plus tard. ClaseAlDía n’émet pas de factures, n’encaisse pas les paiements par carte des parents, n’offre pas de page de réservation publique et n’héberge pas de cours en ligne. C’est une application Web : elle fonctionne dans le navigateur de n’importe quel cellulaire, tablette ou ordinateur, sans rien installer. Si vous voulez inscriptions, facturation et paiement par carte dans un seul système, une plateforme plus complète vous conviendra mieux. Si vous voulez un quotidien calme et fiable, c’est l’option légère.

Renseignements personnels des élèves

Un centre de tutorat détient des renseignements personnels sur des enfants : noms, présences, coordonnées des parents et paiements. C’est votre centre qui décide quoi recueillir et pourquoi; ClaseAlDía traite ces données pour votre compte selon un contrat de sous-traitance. Les données sont hébergées dans l’Union européenne chez Cloudflare, ne sont jamais vendues ni utilisées à des fins publicitaires, et vous pouvez les exporter ou les supprimer définitivement en tout temps. Il vous revient d’informer les familles et de respecter les lois qui s’appliquent à vous, comme la Loi 25 au Québec, qui prévoit des règles pour les renseignements communiqués à l’extérieur de la province.

Combien ça coûte

Le forfait Centre couvre jusqu’à 5 tuteurs et 150 élèves actifs pour 39 $ par mois ou 390 $ par année, plus taxes, avec toutes les fonctionnalités, y compris l’inscription en ligne. Les centres plus grands choisissent Centre+ (79 $ par mois), sans limite et avec soutien prioritaire. Tous les forfaits commencent par 30 jours d’essai gratuit, sans carte de crédit ni engagement; les détails sont sur la page des tarifs.

Questions fréquentes

Chaque tuteur voit-il seulement ses groupes?

Oui. Les tuteurs voient l’horaire, les présences et les élèves des groupes qui leur sont attribués. Les paiements, les réglages et les chiffres du centre sont réservés au propriétaire.

Puis-je gérer plusieurs locaux?

Oui. Le local est indiqué sur chaque groupe et s’affiche dans le calendrier. Au-delà de 5 tuteurs ou 150 élèves, le forfait Centre+ n’a aucune limite de tuteurs ni d’élèves et inclut le soutien prioritaire.

Les parents doivent-ils télécharger une application?

Non. Les avis arrivent par courriel et chaque famille a une page privée, derrière un lien personnel, qui s’ouvre dans n’importe quel navigateur.

Est-ce que ça gère la facturation?

Non. ClaseAlDía suit qui a payé et produit un simple reçu de paiement, qui n’est pas une facture. Les factures et les taxes restent dans votre logiciel comptable.

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