Software para academias y centros de tutorías: un solo horario, asistencia real y pagos claros

Una academia con algunos salones y un puñado de profesores no necesita un sistema escolar empresarial. Necesita un horario en el que todos confíen, una asistencia que de verdad se tome, una forma tranquila de comunicarse con los padres y una vista clara de quién pagó este mes.

Una academia pequeña tiene otros problemas que una escuela

La mayoría de los programas para centros educativos están hechos para uno de dos clientes: el profesor que trabaja solo o la cadena con oficina central. Un centro con tres salones, cinco profesores y entre cincuenta y ciento cincuenta alumnos queda en medio. Tienes demasiadas piezas para llevarlas en un cuaderno, pero no tienes a una persona en la oficina dedicada a configurar y alimentar un sistema grande.

Las preguntas de todos los días son sencillas y aparecen todo el tiempo. ¿Qué salón está libre el jueves a las 4 p. m.? ¿Se dio la clase de matemáticas de sexto cuando su profesor estaba enfermo? ¿Ya pagó la familia Rodríguez la mensualidad de octubre? ¿Quién tiene que enterarse de que el lunes festivo no hay clases? Un buen programa para academias las responde en segundos, desde el celular, para quien esté en la recepción.

Qué buscar

• Un solo horario compartido. Grupos con su salón, su profesor y su horario semanal, más los cambios puntuales: una clase cancelada, un repaso extra antes de los exámenes, un cambio de salón.
• Asistencia que cada profesor toma en su propio celular. Si la asistencia vive en la computadora de la oficina, se llena de memoria el viernes, o no se llena.
• Notas de clase. El tema y la tarea de cada sesión, para que un profesor suplente sepa dónde va el grupo y los padres también lo vean.
• Permisos que se ajusten a cómo funciona un centro. Cada profesor ve sus grupos; el dueño ve los pagos, los ajustes y el panorama completo.
• Comunicación con los padres que no dependa del número personal de nadie. Avisos a todos, a un grupo o a una familia, enviados desde el centro.
• Mensualidades con un estado claro, agrupadas por familia para que los hermanos reciban un solo recordatorio.
• Una salida fácil. Todo exportable a CSV en cualquier momento.

Cómo funciona un centro de cinco profesores con ClaseAlDía

Imagina un centro en Bogotá que ofrece refuerzo de matemáticas y lectura para primaria y bachillerato, apoyo con las tareas por las tardes y un curso de preparación para el examen de admisión a la universidad, con tres salones, cinco profesores (dos de ellos de medio tiempo) y unos 120 alumnos. Así transcurre la semana.

1. El dueño prepara el periodo. Cada grupo tiene nombre, salón, profesor, horario semanal y mensualidad por defecto. Los alumnos se agregan con su mensualidad y el correo de uno de sus padres; los hermanos comparten una misma familia.
2. Los profesores entran por invitación. Cada profesor recibe una invitación por correo, crea su contraseña y a partir de ahí ve solo sus grupos en la pantalla «Hoy».
3. La asistencia se toma en el salón. Presente, ausente, tarde o justificado, con el tema y la tarea de la sesión. Marca «avisar por correo a las familias de los ausentes» y esos padres se enteran al momento.
4. Los cambios llegan a los padres de inmediato. Cancela una clase en el calendario y avisa a las familias de ese grupo desde la misma pantalla. Un aviso general por un día festivo le llega a todos a la vez.
5. Las mensualidades se ordenan solas. El día 1, cada alumno activo recibe la mensualidad del mes. Los pagos se marcan conforme llegan (efectivo, transferencia o depósito bancario, tarjeta o PayPal). El día que elijas, las familias con algo pendiente reciben un solo recordatorio amable con todo lo que deben.
6. Las inscripciones nuevas llegan por un enlace. Con los planes Academia y Academia+, compartes un formulario de inscripción en línea; tú aceptas cada solicitud y el alumno queda registrado con su familia, sus grupos y su mensualidad.

Cada familia tiene además una página privada detrás de un enlace personal con el horario de su hijo, la asistencia reciente, las notas de clase, los pagos y los avisos. Los padres no instalan nada ni crean una cuenta, y nadie necesita el número de celular de un profesor.

Lo que ClaseAlDía deja fuera a propósito

Ser claros con el alcance te ahorra una migración después. ClaseAlDía no emite facturas, no procesa pagos con tarjeta de los padres, no tiene página pública de reservas ni imparte clases en línea. Es una aplicación web, no una app nativa: funciona en el navegador de cualquier celular, tablet o computadora, sin instalar nada. Si necesitas facturación y cobros con tarjeta en un solo sistema, te conviene más una plataforma grande. Si quieres que lo esencial del día a día sea tranquilo y confiable, esta es la opción ligera.

Datos de los alumnos y privacidad

Un centro de tutorías guarda datos personales de niños y adolescentes: nombres, asistencia, datos de contacto de los padres y pagos. Tu centro decide qué se recopila y para qué, y ClaseAlDía los trata por tu cuenta según un contrato de encargado del tratamiento. Los datos se guardan en la Unión Europea, en la infraestructura de Cloudflare, nunca se venden ni se usan para publicidad, y puedes exportarlos o borrarlos definitivamente cuando lo necesites. Tú sigues siendo responsable de informar a las familias qué datos recopilas y de cumplir la ley de protección de datos personales de tu país.

Cuánto cuesta

El plan Academia cubre hasta 5 profesores y 150 alumnos activos por US$29 al mes o US$290 al año, más impuestos, con todas las funciones, incluida la inscripción en línea. Los centros más grandes usan Academia+ (US$59 al mes), sin límites y con soporte prioritario. Todos los planes empiezan con 30 días de prueba gratis, sin tarjeta y sin contrato; los detalles están en la página de precios.

Preguntas frecuentes

¿Cada profesor puede ver solo sus grupos?

Sí. Cada profesor ve el horario, la asistencia y los alumnos de los grupos que tiene asignados. Los pagos, los ajustes y las cifras del centro solo los ve el dueño.

¿Puedo manejar varios salones?

Sí. El salón se indica en cada grupo y se ve en el calendario. Si pasas de 5 profesores o 150 alumnos, el plan Academia+ no tiene límite de profesores ni de alumnos e incluye soporte prioritario.

¿Los padres tienen que descargar una app?

No. Los avisos llegan por correo y cada familia tiene una página privada detrás de un enlace personal que se abre en cualquier navegador.

¿Sirve para facturar?

No. ClaseAlDía lleva el control de quién pagó y genera un comprobante de pago sencillo, que no es una factura. Las facturas y los impuestos siguen en tu sistema de facturación o con tu contador.

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